プロジェクト紹介
落合町会
11 住み続けられるまちづくりを落合町会は、東京都八王子市の西部に位置し、高尾山のふもとにある自然豊かな地域です。最寄り駅は京王線の高尾山口、JR中央線の高尾駅で、多くの観光客が訪れます。町会加入者は218世帯で、世帯の高齢化が進み、年配の居住者が多くなっています。町会への加入率は戸建ての世帯数の内、約7割から8割程度となっており、古くからの住民が多くなっています。
年間行事として、7月の御室神社祭礼、８月の氷川神社祭礼をはじめ１月にはどんど焼きなどのイベントを中心に活動しています。若い世代の人たちに活動を広めていきたいとの思いから、子どもたちや親御さんに楽しんでもらえるような行事を目指しています。
町会で運営する行事は各部会の担当者が個人PCで作成した資料を紙で提出運用しています。
特に、総会資料の作成などは、各部会から提出されるバラバラな資料から集計や取り纏めを行うために、手間と時間がかかっています。これらの資料を電子化したり、資料作成手順を効率化したりすることで事務作業を軽減化させたいと考えています。また、八王子市の案内や町会の情報を紙の回覧板を各世帯に回すことで周知していますが、回覧の手間も回覧時間もかかり、即座に情報を受け取れていない状況です。
まずは、こういった町会運営業務全般を見直し、グループウェアを導入することで、町会の活動をより効率的で共有化していきます。その後、町会の運営業務や活動を広く情報発信することで、町会に興味を持ってもらえる住民をひとりでも増やし、自分事としての町会を感じていただけるきっかけとしたいと考えています。プロジェクトでは町会運営業務全般を見直し、サイボウズやGoogle Workspaceなどの業務効率化を促進するためのグループウェアを導入し、運用できるまでのサポートを行います。
進捗状況
2025.02.15
成果提案報告会を行いました。業務一覧のまとめ、総会業務のフロー、利用ガイドライン等を完成させ、町会の皆さまに確認をいただきました。また、グループウエアの設定シートをまとめ、今後の運用が町会でおこなえるように配慮しました。
by TAKA
2025.01.19
町会の役員の方々とパイロット運用にむけての推進会議を開催しました。
by TAKA
2024.12.21
中間提案ミーティングをオンラインで開催しました。今までのヒアリングの報告を含め、サイボウズOffice展開スケジュール(案)や業務の利用機能についての報告を行いました。また、今後のスケジュールについても確認をいただき、最終提案に向けての準備を進めていきます。
by TAKA
2024.12.04
町会・自治会を支援するチームが集まり、情報交換会を実施しました。各チームの進捗や工夫点、課題について共有し、今後の進め方についての議論を行いました。
by TAKA
2024.11.24
チームの定例ミーティングに団体さんに加わっていただき、中間提案に向けての内容をブラシュアップしていきました。
by TAKA
2024.11.16
落合町会館にて団体役員さんとプロボノチーム全員がリアルでヒアリングを実施しました。それまでは、プロボノチーム内でグループウェア導入の具体的なイメージを作り上げていましたが、実際に役員の方々のお話を聞き、さらにより詳しい情報を得ることができました。すでに、導入予定のサービスへの登録も完了し、これからはより実務的な検討に入ります。
by TAKA
2024.10.20
オンラインでキックオフミーティングを実施しました。プロボノチームと落合町会さまとの初顔合わせとなります。事前に頂いていた資料をもとに、プロボノチームから課題の確認や今後の進め方について話をしました。互いの認識のすり合わせもでき、次のヒアリングに向けて日程調整等を行うことになりました。
by TAKA
2024.10.07
キックオフ事前ミーティングを実施しました。プロボノチームの初顔合わせです。いろいろなスキルと経験を持ったメンバーが集まりました。これから4ヶ月、町会の課題を解決するためにチーム一丸となって頑張っていきます。
by TAKA
掲載情報はプロジェクト実施時点のものです。最新情報は団体のウェブサイト等でご確認ください。
