プロジェクト紹介
日本キリスト教婦人矯風会

プロジェクト

業務フロー設計

プログラム

サービスグラント（自主）

エリア

東京都

進捗率

完了

団体名

日本キリスト教婦人矯風会

女性の視点に立って、キリスト教精神に基づきすべての人々の人権と平和が守られる社会の実現を目指しています。
矯風会では「女性人権事業」として憲法、武力によらない平和、戦時性暴力問題、女性のアディクション問題などをテーマとした講演会・学習会、研修会、政策提言活動等を行っています。また、「女性福祉事業」としてDV・虐待等暴力被害を受け、困難な状況にある女性と子どものための緊急一時シェルター・女性の家HELP及び中・長期滞在シェルターステップハウスの運営を行っています。

NPOのニーズ
今回のプロジェクトでは、主に少人数で複数の業務を兼任する事務局における改善を視野に下記の3つがチームに求められていました。
１　事務局の業務フロー全体を整理し見直すことで、その効率化・標準化を図ること。
２　事務局の業務フローの整理、特に入退会に伴う事務の効率化を目指すこと。
３　事務局の業務の作成方法、レビュー方法、保管方法などを見直し、無駄を省くこと。

チームの取り組み
チームは、業務上の課題を正確に特定し、解決策を提案するために、丁寧なヒアリングとロジカルシンキングの手法を活用した分析を徹底しました。
具体的には、
・ヒアリングを通じて出てきた問題に対し、「なぜそうなのか？」「だから何なのか？」という問いを何度も繰り返して深堀し、問題の根本原因を探り当てる。
・根本原因を解決するため業務軽減の見込み」「導入が簡単」「導入費用」「導入にかかる時間」「実践者の取り組みへの情熱」「プロボノ導入のニーズ」の6つの項目を基準に点数化し、レーダーチャートにまとめ、比較する。などといった取組みを実施しました。

このようなプロセスを経てチームは、団体がまず着手すべきこととして「定例会の刷新」「身近なオートメーション化」の2点を選定。これらについて、具体的に何をどのように改善していくか考え、提案に盛り込みました。
また、チームは、提案内容の試用期間を設け団体へのフィット感や効果を検証するなどの工夫も行いました。

成果
プロボノチームからの提案を実践した結果、各事務局会議の所要時間が30分ほど短縮されたそうです。発言者は聞き手を意識した簡潔な発言を心がけるようになりました。会議での決定事項は会議終了後すぐ団体全体で共有する仕組みも生まれました。

また、今回プロボノチームが団体に関わったことで、大きな波及効果が生まれたそうです。
団体には、130年の歴史の重みもあり、従来のやり方でよしとする傾向がありました。しかし、プロボノ活動のおかげで、団体の価値を高めるために必要な新しい考え方や試みを受け入れる環境に変化してきているそうです。「団体のウェブサイト充実のための予算がついたことも、プロボノ支援の波及効果ではないか」という声も上がるなど、プロボノが団体の変化の大きな力となっていることが確認できました。

NPOの声
公益財団法人日本キリスト教婦人矯風会
幹事　斎藤恵子
プロボノチームの皆さんは当会の活動を理解し、励ましつつ、業務の効率化のための様々なツールや手法を提案してくれました。導入の仕方もまず傾聴ありきで、私たちの立場に立ってツールを検討してくださっているのがよくわかりました。
以前は「こんなに少人数でこれらの業務をこなすには時間がない、人が足りなすぎる」と感じつつ目の前の仕事をこなすことに精一杯でしたが、プロボノワーカーさんとの対話のなかで、会議時間の短縮方法、資料の保管方法など、費用があまり掛からずかつアップデートな改善方法を知ることができました。プロボノチームの皆さんのおかげで業務フローの見直しが時間と人手不足の改善に役立つことを実感しました。チームの皆さんから提案された業務改善ツールをどのように使いこなしていくか、今後団体内で話し合いを進めていきたいと思います。

ステップハウス　入所部屋

最終提案の時の様子

進捗状況

2015.06.05

業務ツール提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

2015.06.05

納品・引き続き・打ち上げを実施しました。

2015.06.05

矯風会チーム、無事納品！矯風会さんとPM北場さんとの記念撮影です。

by 岩渕

2015.04.23

業務ツール提案を実施しました。

2015.04.01

業務ツール制作を実施しました。

2015.02.15

中間提案に対するフィードバックと承認を実施しました。

2015.02.05

2月5日に矯風会さまにて、中間提案会議を行いました。こちらの提案に、積極的な質問をいくつもいただき、今後の提案の実施が、楽しみになってきました。

by 岩渕

2015.01.28

中間提案事前ミーティングを実施しました。

2015.01.13

ヒアリングが開始されました。

2014.12.09

キックオフ・ミーティングを実施しました。

掲載情報はプロジェクト実施時点のものです。最新情報は団体のウェブサイト等でご確認ください。