プロジェクト紹介
自立支援センターふるさとの会

2024.10.24

業務一覧・業務フロー設計【as-is】作成を実施しました。

2024.10.24

本日、ふるさとの会に対して、中間報告を行いました！ヒアリングした業務内容を冷静に分析し、「経理・財務」と「人事・労務」に焦点をあてて改善することを提案。ふるさとの会からは、「NPOのニーズを的確にくんでいて嬉しい」と喜びの声と合意をいただきました！試行を始めたKintoneについても業務分析の結果を共有し、ふるさとの会の主要関係者と業務改善の可能性を探りました。今後の、提案に向けて貴重な材料をいただけております。

具体的な発表は、次のように進みました。おきさんから、プロジェクトのNPOにおける意味合いを伝え、中間報告の位置づけを相互に確認。ひでさんが、ヒアリング結果を丁寧に説明することで、ふるさとの会の全員が納得できた上で議論が進みます。たかいさん、たもさんからは、ツール導入も見据えた上で業務フローの改善対象の紹介し、丁寧に感触を確認。最後に、Kenさんが今後のスケジュールを丁寧に説明することで、全員が目線を合わせられ、うえちゃんは全体管理をしやすくなりました。

いずれのプロボノも、単に説明するのではなく質問を投げかけ、NPOの実態を踏まえた上で議論を展開しました。そのため、ふるさとの会とプロボノが一つの課題を一緒に解き、どこに資源を投資するかを考る場、というミーティングとなりました。うえちゃんが、報告資料を１週間前にNPOに送れるよう段取りをつけ、ふるさとの会が事前に読み込んだ上でプロボノ報告を聞いたからこその成果と思います！

by つかちゃん

2024.09.19

個別ヒアリング(内部)・業務分析を実施しました。

2024.09.19

キックオフミーティングで合意した「事務局業務を中心とした効率化」をうけて、おきさんが中心になってまとめたヒアリング資料、進め方をもとに、マーケッター３名とビジネスアナリスト１名、そしてプロジェクトマネジャーとアカウントディレクターが結集して、代表 的場さん、事務局長 佐久間さん、事務局のキーパーソン 近藤さんに対して、丁寧かつ入念にヒアリングをしました。それぞれの役割を明確に意識して的確に意見を収集し、ひでさんは即座に共有した画面にタイピング！聞けば聞くほど、プロボノ一人ひとりのプロジェクト成果に対する解像度が高まり、「あっ、ここを効率化したい。その先に、こういう成果が待っていそう」という想像を膨らませられました。

ふるさとの会の方々も、事前のヒアリング項目、進め方を十分に把握の上、「どこに最も工数がかかっているか」について優先順位をつけた上でヒアリングに臨まれました。おかげさまで、必要な情報を最も効率的に確認できるという、今までにない理想的なヒアリングになりました。たとえば、近藤さんが質問事項に回答されるときも迷いが一切なく、「これがプロボノが把握したい実態でしょう」という気持ちがひしひしと伝わる話し方でした。

ヒアリング終了後は、事務局の業務が効率化されれば、現場を支援する余裕が生まれる。それは、ふるさとの会が、さらなる価値提供へ向けて発展することである。NPO、プロボノともに、このプロジェクトによる成果がもたらす多様なステークホルダーへの便益に期待を膨らませつつ、丁寧に進めていこう、と意識を揃えました。

どうしても参加できなかったのは、たかいさん一人だけで、彼はかなり悔しがっていました。しかし、うえちゃんが、きっちりと録画を撮ってくれています！なので、次回のチーム会議の前には、たかいさんも含めてチームが同じ情報量で議論できます。チームでヒアリング内容を振り返り、どの業務を中心に標準化、効率化するかを練っていき、中間報告に臨んでまいります！

by つかちゃん

2024.09.07

キックオフ・ミーティングを実施しました。

2024.09.07

チームで練ったキックオフ資料を前もって共有した上で、ふるさとの会の代表 的場さん、事務局長 佐久間さん、プロジェクト窓口 松元さんに説明しました。みなさんは、事前に資料をしっかりと確認しているだけでなく、なんと事務局会議でも共有してくれていました！そのため、通常よりも深い議論ができ、全員が自信をもって「プロボノの提案を軸に、このままプロジェクトを進めていく」となりました。

議論のなかで重要だったのが、「業務効率化が何のためにあるのか」について、的場さん、佐久間さん、松元さん一人ずつが、自分の言葉で語ってくれたことです。具体的には、次のとおりです。

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ふるさとの会は、かつてのスタートアップ段階では拡大路線にあり、支援対象を広げてきた。しかし今後は、事業規模の拡大は追わず、社会の流れに合わせて価値の質（支援者の生活実感，職員の労働実感）を上げ、変化するニーズへの対応力も上げていく。そのための余力をえるために、プロボノによる業務の効率化がある。その先には、何が本質的な成果かを定め、ハイスキル職員を重要領域に充てるなど、ふるさとの会の価値創造が期待できる。
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その後、事務局の業務を重点的に効率化することを合意してキックオフ・ミーティングを完了しました。その流れで、おきさん（マーケッター）が、どの業務について現状を見開くかについて目線を合わせました。また、ふるさとの会として、事務局体制を見直しており、プロボノとの主要会議には新体制の全員がなるべく出席する、とのことです。おかげさまで、成果物の実行性が上がっています。プロジェクトが想定より早く確実に進みそうで、会議後の帰り道に「このままいけば、業務支援ツールの使い方まで踏み込めそう」などチームで雑談をしていました。

by つかちゃん

2024.08.17

チームの初顔合わせから10日後、ふるさとの会の現場を見学し、活動紹介をお聞きしました！チームが検討していた質問を尋ねつつ、現場見学で触れたステークホルダーの声、雰囲気、活動実態という一次情報をもとに、「このプロジェクトは何のためにあるのか」ということをチームで再確認し、代表の的場さん、事務局の松元さんと共有できました。その後は、みんなで昼食をとって、和気あいあいと過ごしました。

台風七号の一過、チーム全員が集合時間よりも前に移動開始。ふるさとの会の本部で的場さん、松元さんとご挨拶した後、「あしたのジョー」の矢吹丈に見送られながら、現場見学を始めました。松元さんの丁寧な説明のもと、ふるさとの会の各施設を訪問させていただき、ステークホルダーと言葉を交わし、地域の他団体との連携実態も把握しました。その後は、ふるさとの会の本部に場所を移し、松元さんから活動紹介を聞きながら、的場さんを交えて質疑応答が盛り上がりました。おかげさまで、ふるさとの会の事業を深く理解し、いかに支援対象者と基本的な信頼関係を築くことが重要なのかが分かり、スコープ設定書の行間を捉えられました。

ふるさとの会は、生活困窮者が、地域の安定した住居で安心した生活を営み、社会における役割、尊厳、居場所を回復するための事業を行っています。その資源を確保するために、私たちプロボノが、これから共通業務を整理し、標準化、効率化のうえで、業務フローとして実装します。今回の現場見学で、プロボノ一人ひとりが、どの領域で効率化が最も必要か、どうすれば実行性を確保できるかなど、一歩ふみこんで思いを巡らせました。その上で、ふるさとの会の主要関係者とキックオフミーティングを迎えます。最高の滑り出しに感謝しています。

by つかちゃん

2024.08.07

本日、私たち「ふるさとの会チーム」が、初顔合わせと、プロジェクト成功に向けての議論を行いました！初回とは思えない活発な意見交換が行われ、初速最大で成果に向けて歩みを始めました。プロジェクトマネジャーの丁寧な事前準備と進行により、全員が安心して自己紹介や発言をできていました。ありがとうございます！

その後、スコープを丁寧に確認し、次に予定されている現場見学ではこういうことを質問できるといいね、など盛り上がりました！アカウントディレクターの限られた視界からはつかめなかった疑問など、チームの力を発揮しています。異なる視点から多様な意見が集まり、そうした意見を集約するツールを用意するなど、どんどんとチームビルディングが進んでいます。

最後は、ふるさとの「F」のポーズで写真を撮ったつもりが、左右逆になってしまった…。みんな、ごめんなさい！

by つかちゃん