プロジェクト紹介
自立支援センターふるさとの会

2025.02.17

本日は、先週の勤怠管理ツールに続いて、「利用料処理のExcel ピボットテーブル導入」について、たかいさん（BA）がデモンストレーションを行いました。きめ細かなマニュアルを１頁ずつ示し、ふるさとの会の経理担当者が腑に落ちるように丁寧に説明してくださりました。「痒い所に手が届く」とは、こういう対応を言うのだと思います。個人の感想として、時間をかけて準備したことがNPOに喜ばれ、プロボノが報われ、また頑張る。こうした好循環が回っていると思います。

写真にあるように、シンプルA案、アドバンスB案をご提示し、具体的な利用料処理表へのデータ入力用Excelを見ながら共通理解を醸成しました。そのため、一歩つっこんだ質疑応答が行われ、「次の月から使えそう」という状態までになりました。お打ち合わせの最後には、ふるさとの会がプロボノの成果物をいかすべく「NPO内でも関係者で、（いい意味で）追い込みをかけている」と嬉しいコメントがありました。

間もなく、プロジェクトが完了を迎えます。うえちゃん（PM）が朝に夜にNPOにきめ細かく連絡し、チームに整理した情報を共有してくれ、安心して前進できます。私たちの成果物によって、NPOが変わるという期待がどんどん大きくなる打ち合わせの１つでした。

by つかちゃん

2025.02.14

本日は、勤怠管理のDXツールの試験導入に向けて、ふるさとの会と最終打ち合わせを行いました。いよいよ来週から特定の施設で試験導入が始まるので、どのように端末をシステムに登録し、システムにおいてデータを確認し、どういった意見を従業員からヒアリングするかなど、ふるさとの会の今後の動き方を詰めました。

また、上記の動き方が、プロボノからの最終報告に関わるので、その日程調整をしていたところ、ふるさとの会から「私たちの試験導入を急ぐので、プロボノの動きいやすさを優先したい」とのコメントがありました。具体的には、たもさん（BA)がふるさとの会を訪問し、勤怠管理ツールと給与管理ツールのデータ接続について、その場で部分的にサポートできるように、日程を調整するというものです。

さらにさらに、プロボノから別途ご提案していた、マーケティング基礎調査のデータ収集方法についても詰められました。オンラインでのデータ収集に着地したことで、より効率的なデータ収集・分析が可能となり、MKのひでさん、Kenさん、おきさんが、今後の動きを進めやすくなったと思います。

また、来週もう一度お時間をいただいて説明する、利用料の整理・管理のExcelについても、代表の的場さんに頭出しをできました。「ふるさとの会にとって、本当に必要なExcelのあり方は何か」を事前にすり合わせられたので、来週のお打ち合わせでは、円滑に議論できそうです。このように、プロジェクトを丁寧に進めるPMうえちゃんが、NPO、プロボノともに関わる人たちの満足度を支えています。ありがとうございます！

by つかちゃん

2025.02.03

本日は、ふるさとの会が「勤怠ツール」を導入するにあたり、たもさん（BA）が勤怠ツールのデモンストレーションを行いました。具体的には、ふるさとの会の希望する要件に合わせて、「ここまでツールを設定しました」という状況を示し、ふるさとの会の主要関係者から実物を見ながら質問を受け、勤怠ツールを実際に導入するイメージを持っていただきました。代表の的場さんからは、「自分たちなら半年はかかるところを、こんなに短期間でツールを設定してもらい感動している」とのコメントがありました。

何度も言ってしまいますが、プロボノでここまでの価値提供ができるのは、約10年のプロボノ経験の中で初めてです。課題の解決策を提案するだけでなく、具体的な解決策の導入までプロジェクト期間中に伴走できるのは、稀有と思います。全体をうまく段取りしてくださり、NPOとプロボノで同じ課題を解けるようにしてくれた、PMのうえちゃん。その期待に、エンジニアとしての専門性をいかしながら、ふるさとの会の実運用に合わせて勤怠ツールを設定してくれている、BAのたもさん。かれらを含めて、プロジェクトの仕上げに向けて、チームが前進しています。

by つかちゃん

2025.01.27

本日は、中間報告の２回目として、すでに達成した所定のスコープに加えて、①NPOのサービス利用料についての業務効率化、②勤怠管理の効率化、③マーケティング基礎調査の３点を提案しました。①～③いずれも事前の分科会でNPOとプロボノで検討していましたが、「このまま進めていいか」という観点で細かな点をご説明し、対話を通じて追加のスコープを具体的に詰めていきました。

後日、フィードバックシートをいただくのを待ってはいますが、追加のスコープを着々と進めていけそうな感触を得られました。わたしには約10年のプロボノ経験がありますが、ここまでいい意味で踏み込んだ提案は初めてです。ふるさとの会にとって、「これなら業務効率化が進み、NPOとして提供価値をさらに伸ばせる」という手応えを得ていただける最終提案になる予感が強まっています。あと一息、チームとNPOのみなさんと力を合わせて前進し、3/15のNPO内部の説明会をもってPJの完了を迎える予定です。

by つかちゃん

2025.01.22

私たちのチームは、プロジェクトのスコープを早々に達成しており、本日は追加提案として「勤怠打刻ツールの実際の導入」について打ち合わせしました。プロボノからは、ベンダー候補の特徴をまとめ、おすすめを提示したところ、ふるさとの会が実際にベンダーと会議をもったので、その所感を伺いつつ導入スケジュールを詰めました。

プロボノと初めて打ち合わせる方がおられましたが、とても円滑に会議が進みました。具体的には、２月のいつに、どの施設で試験導入を行い、どういった形で職員の印象を確認するかを決めています。また、プロジェクト期間内にできること、その後にふるさとの会が引き受けることも丁寧に調整し、期待値を整えられています。ふるさとの会からは、冒頭に改めて以下のコメントをいただきました。

■コメント
私たちは、現場における支援のスキルは優れているが、ITを含めて得意領域にむらがあるNPOなので、プロボノが関わってくれて嬉しい。これまで、さまざまな知識を入れてもらえて、すでに意義深い。プロボノとの連携をもとに職員の業務が働きやすくなるので、さらなる支援の充実につなげていきたい。

by つかちゃん

2025.01.09

私たちのチームは、想定よりも早くPJを進めており、スコープをほとんど達成した状態です。決して、この状態に甘んじることはなく、さらなる価値提供のために、マーケティング基礎調査を提案していました。本日は、どういう調査を行い、NPOがどういう価値を受け取るのかについて、NPOとマーケターでざっくばらんに話し合いました。

その結果、「NPO全体において、業務効率化への意識が上がること」が重要、という着地になりました。ゆえに、今は事務局に限定した業務効率化だが、ゆくゆくは他の現場でも同様に効率化することを、現場責任者に感じていただくことを目指します。代表の的場さんから嬉しい言葉が、以下のようにありました。今後、具体的な場の設計、アンケートの設問などを詰めていく予定です。

的場さんの言葉：
私たちは、ケアを提供する立場として、これまでずっと過ごしてきた。今回、プロボノに「ケアされる側」になり、その効果、ありがたさを実感している。複雑になっていた業務を整理してくれ、常に寄り添い、励まし、確かな価値を届けてくれた。同じことを、現場の責任者をはじめ、組織全体に感じてほしい。今回の場づくりは、その第一歩として捉えている。

by つかちゃん

2024.12.15

わたしたちのチームはプロジェクトを前倒しで進めており、「さらなる価値提供を目指そう！」となっています。

そこで今回は、BAのたかいさん、たもさんを中心に、追加の成果物（下記①②）について細かくすり合わせました。実にたっぷりと話し合い、当初の２倍以上の成果に進み始めました。当初の成果物は、「理想的な業務フローを定めて、活用可能なツール一覧を提示」としていましたが、今に至っては「ツールを具体的に定め、導入までもっていく」となっています。
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■具体的な追加の成果物：
①事務局業務を効率化する具体的なツールの作成・導入
②外部のシステムベンダーの決定、システム導入
③マーケティング基礎調査としてのNPO内部調査
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ふるさとの会も、プロボノの質問・相談に柔軟に応えてくださっています。代表 的場さん、事務局長 佐久間さん、現場代表 松元さんは、「何が理想的な業務のあり方なのか、そのためにNPOとして何を変える必要があるのか」という視点から、プロボノの提案を検討され、必要な変革を進められようとしています。PMうえちゃんのマネジメントのもと、加速するプロジェクトを完遂するため、NPO側の案件責任者を決めていただき、やり取りを円滑化しています。約束のプロジェクト期間に収まるなかで、当初の２倍を超える成果を出していけそうです。

by つかちゃん

2024.12.04

本日、ふるさとの会業務フロー改善に向けて、考えられ得るツール活用についてヒアリングを行いました。たかいさん（BA）、たもさん（BA）が具体的なツール活用イメージが浮かぶ資料をもとに、NPOの主要関係者から前向きな意見を確認できました。中間提案で検討することを先に確認できたので、プロジェクトが前倒しで進んでいます！今後は、ツールの提供企業を選定し、ふるさとの会の業務フローにいかにはまるかを、具体的に検討していきます。

また、チームに余力があるので、マーケティング基礎調査も追加で提案しました。おきさん、ひでさん、KenさんのMK３名が中心に検討されたことを端的に紹介。ふるさとの会から、時間は限られましたがご要望もいただきました。今後、追加のお打ち合わせを重ねて具体的な調査内容の確認を進めていく予定です。こちらの調査結果をふまえて、ふるさとの会は、来年以降の活動内容を深く検討していけると思います！

by つかちゃん

2024.10.24

本日、ふるさとの会に対して、中間報告を行いました！ヒアリングした業務内容を冷静に分析し、「経理・財務」と「人事・労務」に焦点をあてて改善することを提案。ふるさとの会からは、「NPOのニーズを的確にくんでいて嬉しい」と喜びの声と合意をいただきました！試行を始めたKintoneについても業務分析の結果を共有し、ふるさとの会の主要関係者と業務改善の可能性を探りました。今後の、提案に向けて貴重な材料をいただけております。

具体的な発表は、次のように進みました。おきさんから、プロジェクトのNPOにおける意味合いを伝え、中間報告の位置づけを相互に確認。ひでさんが、ヒアリング結果を丁寧に説明することで、ふるさとの会の全員が納得できた上で議論が進みます。たかいさん、たもさんからは、ツール導入も見据えた上で業務フローの改善対象の紹介し、丁寧に感触を確認。最後に、Kenさんが今後のスケジュールを丁寧に説明することで、全員が目線を合わせられ、うえちゃんは全体管理をしやすくなりました。

いずれのプロボノも、単に説明するのではなく質問を投げかけ、NPOの実態を踏まえた上で議論を展開しました。そのため、ふるさとの会とプロボノが一つの課題を一緒に解き、どこに資源を投資するかを考る場、というミーティングとなりました。うえちゃんが、報告資料を１週間前にNPOに送れるよう段取りをつけ、ふるさとの会が事前に読み込んだ上でプロボノ報告を聞いたからこその成果と思います！

by つかちゃん

2024.09.19

キックオフミーティングで合意した「事務局業務を中心とした効率化」をうけて、おきさんが中心になってまとめたヒアリング資料、進め方をもとに、マーケッター３名とビジネスアナリスト１名、そしてプロジェクトマネジャーとアカウントディレクターが結集して、代表 的場さん、事務局長 佐久間さん、事務局のキーパーソン 近藤さんに対して、丁寧かつ入念にヒアリングをしました。それぞれの役割を明確に意識して的確に意見を収集し、ひでさんは即座に共有した画面にタイピング！聞けば聞くほど、プロボノ一人ひとりのプロジェクト成果に対する解像度が高まり、「あっ、ここを効率化したい。その先に、こういう成果が待っていそう」という想像を膨らませられました。

ふるさとの会の方々も、事前のヒアリング項目、進め方を十分に把握の上、「どこに最も工数がかかっているか」について優先順位をつけた上でヒアリングに臨まれました。おかげさまで、必要な情報を最も効率的に確認できるという、今までにない理想的なヒアリングになりました。たとえば、近藤さんが質問事項に回答されるときも迷いが一切なく、「これがプロボノが把握したい実態でしょう」という気持ちがひしひしと伝わる話し方でした。

ヒアリング終了後は、事務局の業務が効率化されれば、現場を支援する余裕が生まれる。それは、ふるさとの会が、さらなる価値提供へ向けて発展することである。NPO、プロボノともに、このプロジェクトによる成果がもたらす多様なステークホルダーへの便益に期待を膨らませつつ、丁寧に進めていこう、と意識を揃えました。

どうしても参加できなかったのは、たかいさん一人だけで、彼はかなり悔しがっていました。しかし、うえちゃんが、きっちりと録画を撮ってくれています！なので、次回のチーム会議の前には、たかいさんも含めてチームが同じ情報量で議論できます。チームでヒアリング内容を振り返り、どの業務を中心に標準化、効率化するかを練っていき、中間報告に臨んでまいります！

by つかちゃん

2024.09.07

チームで練ったキックオフ資料を前もって共有した上で、ふるさとの会の代表 的場さん、事務局長 佐久間さん、プロジェクト窓口 松元さんに説明しました。みなさんは、事前に資料をしっかりと確認しているだけでなく、なんと事務局会議でも共有してくれていました！そのため、通常よりも深い議論ができ、全員が自信をもって「プロボノの提案を軸に、このままプロジェクトを進めていく」となりました。

議論のなかで重要だったのが、「業務効率化が何のためにあるのか」について、的場さん、佐久間さん、松元さん一人ずつが、自分の言葉で語ってくれたことです。具体的には、次のとおりです。

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ふるさとの会は、かつてのスタートアップ段階では拡大路線にあり、支援対象を広げてきた。しかし今後は、事業規模の拡大は追わず、社会の流れに合わせて価値の質（支援者の生活実感，職員の労働実感）を上げ、変化するニーズへの対応力も上げていく。そのための余力をえるために、プロボノによる業務の効率化がある。その先には、何が本質的な成果かを定め、ハイスキル職員を重要領域に充てるなど、ふるさとの会の価値創造が期待できる。
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その後、事務局の業務を重点的に効率化することを合意してキックオフ・ミーティングを完了しました。その流れで、おきさん（マーケッター）が、どの業務について現状を見開くかについて目線を合わせました。また、ふるさとの会として、事務局体制を見直しており、プロボノとの主要会議には新体制の全員がなるべく出席する、とのことです。おかげさまで、成果物の実行性が上がっています。プロジェクトが想定より早く確実に進みそうで、会議後の帰り道に「このままいけば、業務支援ツールの使い方まで踏み込めそう」などチームで雑談をしていました。

by つかちゃん

2024.08.17

チームの初顔合わせから10日後、ふるさとの会の現場を見学し、活動紹介をお聞きしました！チームが検討していた質問を尋ねつつ、現場見学で触れたステークホルダーの声、雰囲気、活動実態という一次情報をもとに、「このプロジェクトは何のためにあるのか」ということをチームで再確認し、代表の的場さん、事務局の松元さんと共有できました。その後は、みんなで昼食をとって、和気あいあいと過ごしました。

台風七号の一過、チーム全員が集合時間よりも前に移動開始。ふるさとの会の本部で的場さん、松元さんとご挨拶した後、「あしたのジョー」の矢吹丈に見送られながら、現場見学を始めました。松元さんの丁寧な説明のもと、ふるさとの会の各施設を訪問させていただき、ステークホルダーと言葉を交わし、地域の他団体との連携実態も把握しました。その後は、ふるさとの会の本部に場所を移し、松元さんから活動紹介を聞きながら、的場さんを交えて質疑応答が盛り上がりました。おかげさまで、ふるさとの会の事業を深く理解し、いかに支援対象者と基本的な信頼関係を築くことが重要なのかが分かり、スコープ設定書の行間を捉えられました。

ふるさとの会は、生活困窮者が、地域の安定した住居で安心した生活を営み、社会における役割、尊厳、居場所を回復するための事業を行っています。その資源を確保するために、私たちプロボノが、これから共通業務を整理し、標準化、効率化のうえで、業務フローとして実装します。今回の現場見学で、プロボノ一人ひとりが、どの領域で効率化が最も必要か、どうすれば実行性を確保できるかなど、一歩ふみこんで思いを巡らせました。その上で、ふるさとの会の主要関係者とキックオフミーティングを迎えます。最高の滑り出しに感謝しています。

by つかちゃん

2024.08.07

本日、私たち「ふるさとの会チーム」が、初顔合わせと、プロジェクト成功に向けての議論を行いました！初回とは思えない活発な意見交換が行われ、初速最大で成果に向けて歩みを始めました。プロジェクトマネジャーの丁寧な事前準備と進行により、全員が安心して自己紹介や発言をできていました。ありがとうございます！

その後、スコープを丁寧に確認し、次に予定されている現場見学ではこういうことを質問できるといいね、など盛り上がりました！アカウントディレクターの限られた視界からはつかめなかった疑問など、チームの力を発揮しています。異なる視点から多様な意見が集まり、そうした意見を集約するツールを用意するなど、どんどんとチームビルディングが進んでいます。

最後は、ふるさとの「F」のポーズで写真を撮ったつもりが、左右逆になってしまった…。みんな、ごめんなさい！

by つかちゃん