【参加決定者向け】プロボノ虎の巻 ～プロジェクトを進めるにあたって～

目次

プロジェクトの進行に役立つ便利なツール

• • サービスグラントの「マイページ」
  • コミュニケーションツール
  • ファイル共有ツール
  • デザインツール、フリー素材サイト

ミーティングスペース

• • オンラインミーティングツール
  • 貸会議室・レンタルスペース

プロジェクト進行中のポイント

• • プロジェクトスタート
  • 現場見学
  • ヒアリング
  • 中間提案前
  • 成果提案後

※以下に記載しているサービス等は、プロボノプロジェクトでよく使われているものの一例です。

プロジェクトの進行に役立つ便利なツール

サービスグラントの「マイページ」

(1) 「マイページ」について

プロボノ登録をしたプロボノワーカーには「マイページ」を用意しています。

• • • 登録情報変更…プロボノ登録情報の参照、更新
    • パスワード変更…マイページのログイン用パスワード変更
    • プロボノライブラリ…プロジェクト進行にあたって必要な提案書のひな型や、参考資料の取得
    • 経費精算…プロジェクトで発生した経費の精算

プロジェクト進行中は「プロボノライブラリ」を、プロジェクト完了後は「経費精算」を、そして職業上の経験の追加や異動、転職などでプロボノ登録内容を更新する場合は「登録情報変更」を活用ください。

(2) ログイン方法

以下ボタンより、プロボノ登録をしたときの「メールアドレス」「パスワード」を入力して、ログインできます。

プロボノワーカー マイページ

(3) 「プロボノライブラリ」が活用できます
プロジェクト参加中は、キックオフミーティング等で必要な提案書のひな形や、過去のプロジェクトの参考資料などを、プロボノライブラリから取得できるようになります。マイページにログイン後、マイページメニュー「ライブラリ」をクリック。該当するプロジェクトをご参照ください。利用したい「フェーズ」や「資料の種類」で絞り込みを行うこともできます。

 
(4) 経費精算も「マイページ」から申請します
プロジェクト活動中のミーティング、ヒアリングなどにおける交通費、会議費、印刷費等について、プロジェクト終了後、「マイページ」から経費精算を行うことができます。精算は銀行振込のみとなります。

• 交通費*1 …定期券区間を除く電車、バス等の運賃
• 会議費*2 …打ち合わせ等で飲食店等使用時に発生した飲食費で、1人1回500円以内
• その他*3 …コピー代、印刷出力代等

経費上限と負担先について
 東京エリア、関西エリアの「新プロジェクト」の場合、経費上限は、1人につき10,000円です。他のプロジェクトについては、別途ご案内します。また、一部のプロジェクトを除き、諸経費は支援先団体に負担いただいています。会議費や印刷費用など、なるべく支出を抑えられるよう、ご協力をお願いします。

コミュニケーションツール 

(1) 「メーリングリスト」（事務局作成）

プロボノチームの基本的なコミュニケーションツールとして、Googleが提供する「Googleグループ」のメーリングリスト（以下ML）を事務局が作成します。チーム内コミュニケーションのほか、プロジェクト進行中に事務局からお送りする「プロボノのヒント」や、支援先団体からの連絡先としてもご活用ください。

なお、Googleグループでは、ML宛に送信したメールは、送信者のメールアドレスには届きません。送信確認は、Googleグループのウェブページからできます。またMLの配信タイミングが遅れる、配信されない等が稀にあります。急ぎの連絡は個別メール等に切り替えると確実です。

(2) チャットツール、チームコミュニケーションツール（任意作成）
ML以外にも無料のチャットツールやチームコミュニケーションツールを併用することもオススメです。

メールで起こりやすい、硬い文章・返信に時間がかかる・拡散した議論を収束しにくい、といった点を補うものとして便利なツールです。ツールによっては、チャット機能以外にもファイル共有機能、タスク管理など、機能が豊富なものもあります。
（プロジェクトによっては、事務局よりツールを推奨させて頂く場合があります。）

• • 1. Workplace （※）
    2. Slack
    3. Microsoft Teams
    4. Chatwork
    5. LINE

(3) スケジュール調整ツール
複数のメンバーが参加するミーティングの日程調整には、チャットツール上での調整のほか、アカウント不要の無料スケジュール調整ツールもオススメです。

1. 1. 1. 調整さん
      2. 伝助
      3. ちょー助
      4. トントン

ファイル共有ツール 

(1) ファイル共有ツール

プロジェクト進行中に、大量のファイルを共有・管理することや、同じファイルを複数人で更新する場合があります。そのようなときは、無料のファイル共有サービスを利用しましょう。

1. 1. 1. Googleドライブ
      2. Microsoft OneDrive
      3. Dropbox

(2) 大容量ファイル転送サービス
2MBを超えるような大容量ファイル（デザイン素材のオリジナルデータ、調査報告資料など）は、メールに添付すると送信できない場合や、支援先団体が受け取れないことがあります。そのようなときは、無料の大容量ファイル転送サービスを利用すると便利です。なお、ファイル数や容量の制限、保存期間などには注意が必要です。

1. 1. 1. データ便
      2. firestorage
      3. おくりん坊

デザインツール、フリー素材サイト

(1) デザインツール

様々な用途に合わせたテンプレートが用意されており、無料かつ簡単操作でロゴやFacebookバナー、ポスター、パンフレット、プレゼンテーションなどのデザイン作成をブラウザ上で行うことができます。

1. 1. 1. Canva

(2) フリー素材サイト

無償で法人利用や商用利用ができるフリー素材サイトもいくつかあります。イラストや写真に限らず、音声や映像の利用ができるサイトもあります。

1. 1. 1. デジタル庁 イラストレーション・アイコン素材
      2. いらすとや
      3. ぱくたそ
      4. ソコスト
      5. Loose Drawing

 ミーティングスペース

プロジェクト進行の要となるチームミーティングの場として、無償や安価のミーティングスペースがあります。また、貸し会議室・レンタルスペース予約サイトもいくつかあります。

オンラインミーティング

貸し会議室・レンタルスペース

会議費は経費精算の対象となりますが、一部のプロジェクトを除き、支援先団体に負担いただくことになります。メンバー勤務先の会議室、ボランティアセンター、自宅マンションの共有スペース、既知の格安会議スペースなど、費用面で負担の少ない選択肢がありましたら、ご協力のほど、よろしくお願いします。また、支援先団体とのミーティングは、基本的には団体事務所をご利用ください。

なお、貸し会議室・レンタルスペース予約サイトとしては以下のサイトがあります。

1. 1. 1.  Spacee
      2.  スペースマーケット

プロボノプロジェクト進行中のポイント

プロジェクトスタート

◎クイックレスポンスは生命線

すぐに・きっちり回答できない場合でも、できる部分だけ、あるいは、後日回答する旨を簡単でも返信することが大切です。少なくとも、メールを読んで内容を確認したということを意識的に伝えていくようにしましょう。

プロジェクト進行中、メンバーが実際に顔をあわせるのは月に1～２回程度。普段顔をあわせる仕事仲間ではないので、返信がないと他のメンバーは心配します。オンラインコミュニケーションは、なかなか意図が伝わりにくいものですが、上手く伝わるための工夫を心がけましょう。また、適宜電話を併用するのも有効です。

◎広くて静かな空間で

打合せは、静かで話しやすい場所、スペースにゆとりのある場所がオススメです。普段静かだと思っているカフェも、5～6名が集まって打合せをすると、テーブルが狭くて資料が広げづらい、周囲の音が気になる、といったこともあります。プロボノでは、対面打合せの機会が少ないため、場所選びは特に、慎重に行いましょう。

◎仕事の依頼はプロジェクトが完了してからにしましょう
プロボノ活動中、チームメンバーと「仕事としてもお付き合いをしたい」と感じることがあっても、プロジェクトが終わるまではお控えください。プロボノワーカーは、お互いボランタリーで対等な立場で関わっていることが前提です。メンバー間で受発注関係を発生させることは、チームワークにも影響しますので、ご遠慮ください。

◎まずは、相談。活動継続が難しいときは早めにAD・事務局へ

転勤などのお仕事の都合、ご家庭の事情等によって、やむを得ず、プロボノ活動を継続することが難しい状況になるかもしれません。そのようなときも、何らかの形でプロジェクトに関わる、または状況に応じた解決に向けて、まずはADまたは事務局までご相談ください。

現場見学

◎客観的な一次情報を集める

サービスグラントでは、プロボノ活動を“大人のための社会科見学”ということがあります。これまでの知識や情報に捉われず、まずは現場に出向いて、一次情報を積極的に収集するように心がけましょう。きっとそこには、新鮮な発見があるはずです。
　 　

◎情報発信は大歓迎。もちろん撮影は一言かけてから、内容には気を遣って

支援先団体の活動写真を撮影するときは、必ず事前に許可をもらってください。団体によって事情は異なりますが、SNS、あるいは、個人のブログなどを通じて、プロボノに関する情報を発信する際には、注意が必要です。プロボノワーカー側がまったくの善意であったとしても、ケース次第では、支援先との信頼関係に支障を来してしまう恐れがありますので、事前に十分確認することをお勧めします。

ヒアリング

サービスグラントでは、メンバー1人ひとりのために名刺等をご用意してはいません。個別ヒアリングなどで名刺が必要なときは、個人の名刺を活用していただけると幸いです。なお、サービスグラントのプロボノプロジェクトへの参加は、あくまで個人的なボランティア活動である旨をお伝えください。ヒアリングのコツや注意点等については、勉強会等でお伝えしています。

中間提案前

◎目標（スコープ設定書）は見失わないように

ヒアリングや現場見学を行っていくと、目標とはまた別の団体の課題に出会うことがあります。限られた時間・期間内でのプロボノワークにおいて、支援先団体の課題をすべて取り扱うことは不可能です。支援先団体としても、今回のプロボノプロジェクトを通じて、どの課題の解決を目指すか絞り込んでいただいていますので、初期に合意した目標から大きく外れないように進めましょう。

　　【ポイント】

• • • 「そもそも」という言葉がでたら要注意。まずは、プロジェクトの成果目標に立ち返る。
    • 目標を見失うことなく、成果物を具体化するための議論を深く掘り下げていくことに集中する。

◎支援先団体が成果物を活用できるように

プロジェクト完了後、成果物を活用していくのは支援先団体です。支援先団体の人員、予算、スキル、機器、運用方法等を考慮し、継続的に利用可能な成果物の提供を心がけましょう。「自分で完成させて終わり」ではなく、納品後、支援先団体自身で変えていけるようなものにしなくてはならない点が仕事と異なります。最終提案日に、具体的なアクションプランに落とし込むこともオススメです。

◎調査で得られた「事実」とチームの「意見」は分けて伝える

プロボノワーカーからの提案が、支援先団体の実情を反映した、納得感のある提案であると感じていただけるかどうかの決め手は、プロボノワーカーが、団体の要望・ニーズ・期待等をしっかりと聞き届け、その内容を受け止めた提案としているかどうか、にかかっていると言えます。都度、その場の記録係を決めるなど、聞き取った内容を必ず記録に残し、「調査で得られた事実」と「チームの意見」は、しっかり分けて伝えましょう。

◎著作権は、すべて支援先団体に帰属します

サービスグラントの成果物の著作権は、原則、成果物を受領する支援先側に帰属します。プロボノワーカーが成果物の一部または全部に関して著作権の留保を希望する場合は、早めに事務局までご相談ください。

◎転用はNG。過去の成果物や提案書等には内部情報が含まれています

サービスグラントでは、過去の成果物をプロボノワーカーが参照するとき、参考資料扱いであったとしてしても、必ず支援先に許諾を得る、というプロセスを経ています。これは、最終成果物に限らず、プロジェクトの中間成果物である「マーケティング戦略提案」等も、支援先の情報が含まれていることがあるため、原則禁止しています。どうしてもチーム内で共有したい場合は、事務局までご相談ください。

成果提案後

◎支援先から受領した資料は、最後まで保管して、きちんと返却・破棄

プロジェクトを進める中で、支援先から受領した資料は、大切に保管するようにしてください。ハードコピーの資料は、保管者や所在を明確にし、デジタルデータについては第三者に漏えいすることがないよう十分注意して取り扱うようにしましょう。また、原則として、受領したこれらの資料は、プロジェクト終了時点で返却（デジタルデータの場合は破棄）することになります。プロジェクト期間中は、資料を逸失・毀損等しないよう、注意を払うようにお願いします。