公益財団法人日本キリスト教婦人矯風会 [業務フロー設計]

矯風会は、1886年の創設以来、キリスト教の精神に基づいて女性と子どもの人権向上と福祉への貢献を目標に掲げて活動を続けている団体で、「女性人権事業」と「女性福祉事業」の2つの事業を展開しています。
女性人権事業では、性暴力や性搾取等をテーマにした講演会や学習会、武力に依らない平和と脱原発実現をめざした取り組みなどを、全国各地の会員と共に実施しています。また、女性福祉事業では、経済的困難や暴力被害から逃れて来る女性や母子を守るための緊急一時避難シェルター及び中長期シェルターの運営を行っています。

http://kyofukai.jp/

NPOのニーズ

今回のプロジェクトでは、主に少人数で複数の業務を兼任する事務局における改善を視野に下記の3つがチームに求められていました。
1 事務局の業務フロー全体を整理し見直すことで、その効率化・標準化を図ること。
2 事務局の業務フローの整理、特に入退会に伴う事務の効率化を目指すこと。
3 事務局の業務の作成方法、レビュー方法、保管方法などを見直し、無駄を省くこと。

チームの取り組み

チームは、業務上の課題を正確に特定し、解決策を提案するために、丁寧なヒアリングとロジカルシンキングの手法を活用した分析を徹底しました。
具体的には、
・ヒアリングを通じて出てきた問題に対し、「なぜそうなのか?」「だから何なのか?」という問いを何度も繰り返して深堀し、問題の根本原因を探り当てる。
・根本原因を解決するため業務軽減の見込み」「導入が簡単」「導入費用」「導入にかかる時間」「実践者の取り組みへの情熱」「プロボノ導入のニーズ」の6つの項目を基準に点数化し、レーダーチャートにまとめ、比較する。などといった取組みを実施しました。

このようなプロセスを経てチームは、団体がまず着手すべきこととして「定例会の刷新」「身近なオートメーション化」の2点を選定。これらについて、具体的に何をどのように改善していくか考え、提案に盛り込みました。
また、チームは、提案内容の試用期間を設け団体へのフィット感や効果を検証するなどの工夫も行いました。

成果

プロボノチームからの提案を実践した結果、各事務局会議の所要時間が30分ほど短縮されたそうです。発言者は聞き手を意識した簡潔な発言を心がけるようになりました。会議での決定事項は会議終了後すぐ団体全体で共有する仕組みも生まれました。

また、今回プロボノチームが団体に関わったことで、大きな波及効果が生まれたそうです。
団体には、130年の歴史の重みもあり、従来のやり方でよしとする傾向がありました。しかし、プロボノ活動のおかげで、団体の価値を高めるために必要な新しい考え方や試みを受け入れる環境に変化してきているそうです。「団体のウェブサイト充実のための予算がついたことも、プロボノ支援の波及効果ではないか」という声も上がるなど、プロボノが団体の変化の大きな力となっていることが確認できました。

NPOの声

公益財団法人日本キリスト教婦人矯風会
幹事 斎藤恵子
プロボノチームの皆さんは当会の活動を理解し、励ましつつ、業務の効率化のための様々なツールや手法を提案してくれました。導入の仕方もまず傾聴ありきで、私たちの立場に立ってツールを検討してくださっているのがよくわかりました。
以前は「こんなに少人数でこれらの業務をこなすには時間がない、人が足りなすぎる」と感じつつ目の前の仕事をこなすことに精一杯でしたが、プロボノワーカーさんとの対話のなかで、会議時間の短縮方法、資料の保管方法など、費用があまり掛からずかつアップデートな改善方法を知ることができました。プロボノチームの皆さんのおかげで業務フローの見直しが時間と人手不足の改善に役立つことを実感しました。チームの皆さんから提案された業務改善ツールをどのように使いこなしていくか、今後団体内で話し合いを進めていきたいと思います。


写真は最終提案の時の様子

チームメンバー

その他の実績

  • 絡みあった糸をほぐすように整理、断捨離。更新がとても楽になりました。
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  • 役割や課題について言語化された資料は、今の業務の中でもよい判断基準に
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  • 「いつも頭のどこかでぱれっとのことを考えてくれている」という心強さ
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  • 「この会が言っていることなら信じてもいいのかな」と思えるサイトが実現しました。
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