NPO法人アースウォッチ・ジャパン [プログラム運営マニュアル]

アースウォッチは、米国ボストンで設立された国際環境NGOです。地球環境の変化、生物の多様性と生息地、人類遺産の探査など多くの人手と時間及び費用を必要とする野外調査に一般市民がボランティアとして参加する仕組みを創出し、創設以来、世界規模で実践を続けています。
アースウォッチ・ジャパンは、この活動を日本に拡大する目的で1993年に設立されました。国内では、津波被害を受けた東北沿岸や、富士山、琵琶湖、沖縄など、10〜20ヵ所をフィールドとして、科学者の野外調査に企業や一般ボランティアを派遣しており、今後もさらにプロジェクトを拡大していく予定です。

http://www.earthwatch.jp/

NPOのニーズ

プロジェクト数の拡大やボランティア参加者数の増加に伴い、現在の限られた専従スタッフだけでは事務局業務を処理していくことが困難になることが予想されました。そのため、事務局業務に関してもボランティアが関わりながら活動できるよう、事務局業務の文書化、ノウハウの言語化、および専従スタッフと分業して動く体制やシステムを構築することが課題でした。

チームの取り組み

文書化された手続きに従ってボランティアスタッフが事務局の運営をサポートしていくことを可能とするために、事務局運営マニュアルを作成いたしました。事務局の運営ノウハウを文書化していくために、まず、スタッフにヒアリングを実施し、プロジェクト業務フロー図を作成、プロジェクト運営の全体の流れを把握できるようにしました。そして各業務ごとに、詳細な作業手順を示した業務マニュアルを、アースウォッチ・ジャパンのスタッフとプロボノチームが共に作成していきました。

成果

作成した事務局運営マニュアルは、必要に応じて改訂を重ねて、事務局の運営に活用されています。特に、ボランティアへの部分的な業務の委託や、スタッフの引継業務の際に威力を発揮しています。日常の業務がマニュアルとしてひとつにまとまっていることにより、スタッフにとっては業務に対する安心感、ボランティアにとっては請け負った業務の遂行に対する充実感を得ることに寄与しています。

NPOの声

NPO法人アースウォッチ・ジャパン
理事・事務局長 安田重雄さん
 
アースウォッチでは、2011〜12年にかけて、向こう10年間にわたる中長期目標の設定に取り組んできました。ステークホルダーの声を聞きながら、組織の在り方を見つめ直す中で、月日を追うにしたがって組織としての足腰が強化されてきたことを実感する2年間でした。
業務マニュアルの整備は、これらの作業の総仕上げともいうべきものでした。

少人数のスタッフで日頃忙しく業務運営に携わっている我々にとって、運営のためのノウハウが特定の個人に偏り、互換性が劣りがちであるというリスクを常にはらんでいました。また、熱心な事務ボランティアの事務局への来訪を受けても、依頼する業務が全体の業務の中でどんな位置づけにあるのか十分に説明されないままに任せることになり、引き受けるボランティアの方々にとっても達成感を得ることが難しい、という課題を抱えていました。こうした現状を解決すべく、熱心なプロボノの方々(イベントにも参加くださるなど、アースウォッチのファンでもある頼もしい方々でした。)とともに、既存の業務マニュアルに様々な工夫と改訂が加えられていきました。プロボノ・チームの皆さんの役割分担とチームワークは見事なものでした。

完成品の引き渡しを受け、皆でお祝いをして早くも1年余り経過しました。引き渡しを受けた新しい業務マニュアルはその後、我がスタッフによって更に改訂が加えられて日ごとに進化してきています。業務マニュアルに完成品はありません。プロボノの皆さんとの共同作業の中で得られた手順をもとに、今後ともこの業務マニュアルを「成長」させてまいります。ありがとうございました。





チームメンバー

その他の実績

  • 付加価値をつけることで幅広く企業ニーズに応えられるようになりました
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  • 絡みあった糸をほぐすように整理、断捨離。更新がとても楽になりました。
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  • 組織がどう見られているのか、どう話せば伝わるのかを学ぶことができた
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  • タイムリーな情報発信により、組織の発展とビジョン実現に近づきました
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